QUẢN LÝ – SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

 

Các công việc chính trong ngành quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm:

• • • • • Chuyển đổi và số hóa tài liệu: Quá trình chuyển đổi các tài liệu từ dạng vật lý (giấy, phim, ảnh) sang dạng điện tử (file PDF, Word, Excel, hình ảnh kỹ thuật số) được gọi là số hóa. Người làm công tác này phải đảm bảo rằng tài liệu số hóa phản ánh chính xác nội dung của bản gốc và được lưu trữ với định dạng phù hợp.
        • Tổ chức và phân loại tài liệu: Sau khi tài liệu được số hóa, chúng cần được tổ chức và phân loại theo các tiêu chí như chủ đề, ngày tháng, loại tài liệu, hoặc theo các yêu cầu đặc thù của tổ chức. Việc phân loại đúng cách giúp dễ dàng truy xuất và sử dụng tài liệu khi cần thiết.
        • Quản lý hệ thống lưu trữ:Hệ thống lưu trữ điện tử có thể bao gồm các phần mềm quản lý tài liệu (DMS – Document Management System), các cơ sở dữ liệu, hoặc các kho lưu trữ đám mây. Người quản lý tài liệu phải duy trì và bảo quản hệ thống này, đảm bảo rằng dữ liệu luôn được an toàn và có thể truy cập một cách nhanh chóng.
        • Bảo mật tài liệu: Bảo mật là một yếu tố quan trọng trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Người quản lý phải thiết lập các quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, và thực hiện các biện pháp bảo vệ để ngăn chặn truy cập trái phép hoặc mất mát dữ liệu.
        • Lập kế hoạch và thực hiện chiến lược lưu trữ: Điều này bao gồm việc xác định loại tài liệu nào cần lưu trữ lâu dài, loại nào có thể hủy bỏ sau một thời gian nhất định, và tạo ra các chính sách lưu trữ phù hợp với các quy định pháp luật và yêu cầu của tổ chức.
        • Truy xuất và cung cấp tài liệu: Khi có yêu cầu từ các bộ phận khác hoặc từ bên ngoài, người quản lý tài liệu cần có khả năng truy xuất nhanh chóng và cung cấp tài liệu cần thiết. Điều này yêu cầu một hệ thống tổ chức và lưu trữ hiệu quả.
        • Đào tạo và hỗ trợ người dùng: Để sử dụng hiệu quả hệ thống lưu trữ điện tử, các nhân viên trong tổ chức cần được đào tạo về cách thức truy cập, tìm kiếm, và sử dụng tài liệu. Người quản lý tài liệu cũng phải sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết các vấn đề kỹ thuật khi cần.

Khi tham gia khóa học Ngành quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Dạy nghề số, bạn sẽ được đào tạo về kiến thức chuyên sâu trong việc sơn và hoàn thiện bề mặt. Ngoài ra, khi hoàn thành xong khóa học bạn sẽ được đánh giá năng lực tay nghề và cấp chứng chỉ đào tạo có giá trị trên toàn quốc, được Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội công nhận nên bạn hoàn toàn có thể tên tâm hành nghề theo đúng quy định của pháp luật. Để biết thêm thông tin về các khóa học và cơ hội nghề nghiệp trong ngành Ngành quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, hãy liên hệ với hotline: 088.843.0956 để được tư vấn cụ thể.

_______________

GIẢI PHÁP DẠY NGHỀ SÔ
Địa chỉ:  Tầng 6, CC2 Đường Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Điện thoại: 0973529629 – 0912211303 – Email: dayngheso.edu.vn@gmail.com
Website: www.dayngheso.edu.vn